A1: Dezvoltarea capacităţii administrative şi sprijinirea eforturilor de modernizare ale administraţiei publice româneşti sunt finanţate prin intermediul Fondului Social European. Valoarea totală a fondurilor este de 246 milioane Euro, din care 208 milioane reprezintă contribuţia UE, iar restul este contribuţia naţională.
Q2: Ce operaţiuni/domenii sunt lansate de către AM PO DCA până în prezent (26 iunie 2008)?
A2: În data de 15 mai a.c., AM PO DCA a lansat:
- Cereri de idei de proiecte pentru:
Domeniul 1.1 – „Îmbunătăţirea procesului de luare a deciziilor la nivel politico-administrativ”;
Domeniul 1.2 – „Creşterea responsabilizării administraţiei publice”;
Domeniul 1.3 – „Îmbunătăţirea eficacităţii organizaţionale”;
Domeniul 2.1 – „Sprijin pentru procesul de descentralizare sectorială a serviciilor”;
Domeniul 2.2 – „Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor”.
- Cereri de proiecte fără termen limită de depunere pentru:
Axa 1, domeniul major de intervenţie 1.3., operaţiunea „Elaborarea unor programe postuniversitare de dezvoltare managerială a personalului cu funcţii de conducere din administraţia publică”;
Axa 1, domeniul major de intervenţie 1.3, operaţiunea “Module de pregătire în domenii ca achiziţiile publice, ECDL, limbi străine, dezvoltare de proiecte, licitarea şi managementul proiectelor etc.”
Q3: Cine poate obţine finanţare?
A3: Beneficiarii axei prioritare 1 sunt SGG - Unitatea de Politici Publice, instituţiile publice din sectoarele prioritare, ministere, agenţii (aflate în subordinea guvernului şi a ministerelor), autorităţi ale administraţiei publice locale (consilii judeţene, consilii municipale, orăşeneşti şi comunale) şi structurile lor asociative, ONG-uri relevante în domeniul administraţiei publice (altele decât structurile asociative ale autorităţilor publice locale) şi universităţi.
Beneficiarii axei prioritare 2 sunt instituţiile publice din sectoarele prioritare, ministere, autorităţi ale administraţiei publice locale (consilii judeţene, consilii municipale, orăşeneşti şi comunale) şi structurile lor asociative, agenţii, ONG-uri relevante în domeniul administraţiei publice (altele decât structurile asociative ale autorităţilor publice locale) şi universităţi.
Q4: Care sunt condiţiile de eligibilitate necesare pentru a aplica?
A4: Criteriile de eligibilitate a proiectelor sunt:
- Solicitantul face parte din categoria de beneficiari menţionată în Ghidul solicitantului.
- Solicitantul şi partenerii săi (dacă este cazul) îndeplinesc condiţiile stabilite în Ghidul solicitantului.
- Sumele prevăzute în declaraţia solicitantului privind asigurarea cofinanţării şi a cheltuielilor neeligibile sunt cel puţin egale cu sumele declarate în cererea de finanţare.
- Solicitantul nu se află în una din situaţiile incompatibile cu acordarea finanţării din fonduri publice, conform Regulamentului Consiliului nr. 1605/2002.
- Proiectul se încadrează în operaţiunile prevăzute în Ghidul solicitantului
- Activităţile cuprinse în proiect corespund cel puţin unei activităţi eligibile prezentate în Ghidul solicitantului.
- Grupul ţintă este cel vizat de prezenta cerere de proiecte, conform Ghidului solicitantului
- Valoarea totală a proiectului şi contribuţia financiară solicitată se încadrează în limitele stabilite în Ghidul solicitantului.
- Durata proiectului se încadrează în termenele specificate în Ghidul solicitantului.
- Proiectul cuprinde măsurile minime privitoare la publicitate, conform Ghidului solicitantului.
- Proiectul cuprinde măsurile minime privitoare la dezvoltarea durabilă, conform Ghidului solicitantului.
- Proiectul cuprinde măsurile minime privitoare la egalitatea de şanse, conform Ghidului solicitantului.
- Proiectul sau activităţi din proiectul pentru care se solicită finanţare nu au mai beneficiat de finanţare din fonduri publice, inclusiv din fonduri UE, în ultimii 5 ani.
- Proiectul respectă legislaţia naţională şi comunitară.
Q5: Ce etape se parcurg pentru a obţine finanţarea proiectului?
A5:
1. AM PO DCA lansează cererea de proiecte;
2. Solicitantul consultă PO DCA, DCI şi Ghidul solicitantului;
3. Solicitantul elaborează proiectul;
4. Asigurarea finanţării pentru proiect (solicitantul trebuie să facă demersurile necesare pentru asigurarea finanţării – includerea în bugetul instituţiei a sumelor necesare); 5. Solicitantul completează cererea de finanţare (formular cerere de finanţare şi anexe);
6. Solicitantul depune cererea de finanţare la AM PO DCA;
7. Selecţia si evaluarea cererii de finanţare;
8. AM PO DCA aprobă (sau respinge fundamentat) cererea de finanţare;
9. Dacă cererea de finanţare este aprobată, urmează semnarea Contractului de finanţare între AM PO DCA şi beneficiar;
10. Beneficiarul începe implementarea proiectului.
Q6: Ce obligaţii are beneficiarul în etapa de implementare a proiectului?
A6: În această etapă, beneficiarul are obligaţia să respecte prevederile contractului de finanţare şi legislaţia naţională şi UE în vigoare, mai ales în domeniul achiziţiilor publice (Ordonanţa de urgenţă nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu completările şi modificările ulterioare) şi să organizeze licitaţii pentru contractele de bunuri, lucrări şi servicii a căror valoare depăşeşte pragul minim stabilit prin lege.
Obligaţiile beneficiarului sunt:
- selecţia riguroasă a contractorilor;
- încheierea contractului între beneficiar şi contractor;
- întocmirea şi transmiterea la timp către AM PO DCA a rapoartelor tehnice de progres, a cererilor de rambursare;
- respectarea cerinţelor de informare şi publicitate, aşa cum sunt ele prevăzute în Contractul de finanţare;
- alte obligaţii menţionate în Contractul de finanţare.
Q7: Cum se rambursează sumele cheltuite?
A7: Beneficiarii proiectelor vor primi contribuţiile comunitare şi contribuţiile din bugetul de stat după principiul rambursării: după desfăşurarea activităţilor şi plata serviciilor către contractori de către beneficiari, aceştia vor depune cereri de rambursare către AM PO DCA, însoţite de documente justificative.
Beneficiarii trebuie să dispună de fonduri suficiente pentru demararea proiectului şi plata contractorilor, întrucât rambursarea sumelor cheltuite în cadrul proiectelor se va face doar după depunerea documentelor justificative privind cheltuielile efectuate şi verificarea eligibilităţii acestora.
Q8: Cum se poate obţine finanţare ?
A8: Pentru a obţine finanţare, beneficiarii PO DCA trebuie să îndeplinească toate condiţiile menţionate atât în Documentul Cadru de Implementare, cât şi în Ghidul solicitantului, acesta din urmă fiind publicat de către AM în momentul lansării cererilor de proiecte: trebuie să se încadreze în categoriile de solicitanţi eligibili, să propună activităţi eligibile, care să se încadreze în una dintre axele PO DCA şi să aibă capacitatea de a asigura co-finanţarea necesară pentru proiectul propus.
Solicitantul trebuie să completeze cererea de finanţare, să anexeze toate documentele cerute şi să trimită acest pachet până la termenul limită (unde este cazul) adresa menţionată în anunţul de lansare. Ca regulă generală, cererile scrise de mână şi/sau trimise prin alte mijloace sau la alte adrese decat cele menţionate în Ghidul solicitantului vor fi respinse.
Q9: Cât durează sesiunile de depunere?
A9: Pentru idei de proiecte –se primesc fişe de proiect în mod continuu, până în momentul în care Autoritatea de Management va anunţa închiderea cererii de idei de proiecte
Pentru cereri de proiecte, conform anunţului de lansare a cererilor de proiecte:
- termen nelimitat – în limita sumei stabilite pentru fiecare cerere de proiecte;
- termen limitat – cu termen-limită de depunere.
Q10: Pe ce site se publică ghidurile?
A10: Pe www.mira.gov.ro, rubrica “Fonduri structurale” – deocamdată, până la crearea propriului nostru site.
Q11: Fişa de proiect este precondiţie? Se face o prioritizare pe baza lor? Determină soarta viitoarelor proiecte?
A11: Fişa de proiect se depune numai în cazul unei cereri de idei de proiecte (pentru autorităţile publice centrale – proiect cu acoperire naţională/regională/sectorială cu valoare de peste 500.000 Euro).
Q12: O firmă poate intra în parteneriat cu un minister?
A12: NU. Pentru a solicita finanţare din PO DCA pot intra în parteneriat cu administraţia publică doar mediul academic şi ONG-urile sau alte autorităţi publice.
Q13: Cine va fi administratorul/managerul proiectului?
A13: Fiecare beneficiar îşi va stabili o echipă de management al proiectului. Proiectele vor fi semnate de către reprezentantul legal al autoritatii/organismului respectiv. Recomandăm ca managerul de proiect să aibă un minim de experienţă în managementul de proiect.
Q14: Persoana din unitatea de implementare a proiectului trebuie să aibă o calificare minimă?
A14: DA. Unul din criteriile de evaluare a proiectelor este şi constituirea echipei de management a proiectului (se vor solicita CV-urile membrilor echipei).
Q15: Pot exista proiecte co-finanţate din două fonduri diferite?
A15: Nu, proiectele finanţate din Fondul Social European sunt proiecte mono-fond. Se aplică însă regula de flexibilitate, care constă în posibilitatea de a efectua cheltuieli de tip FEDR, în limita de până la 10% din valoarea sumei corespunzătoare axei în care se încadrează proiectul (în funcţie de decizia AM). Aceste cheltuieli sunt evidenţiate în Ordinul comun MIRA-MEF privind aprobarea cheltuielilor eligibile pentru PO DCA 2007-2013.
Q16: Eligibilitate – ce se întâmplă dacă un solicitant nu este proprietar al sediului social?
A16: Dacă solicitantul nu este proprietar al spaţiului respectiv, ci doar chiriaş, având un contract de închiriere pentru acesta, îşi poate deduce cheltuielile cu chiria şi întreţinerea spaţiului pentru toată perioada desfăşurării proiectului, acestea reprezentând cheltuieli administrative (eligibile în procent de maxim 20% din costurile directe eligibile ale proiectului, conform Ordinului comun MIRA-MEF privind aprobarea cheltuielilor eligibile pentru PO DCA 2007-2013).
Q17: Care este co-finanţarea mediului academic ca solicitant?
A17: Cofinanţarea este de min 2%, asemenea celei asigurată de ceilalţi beneficiari.
Q18: Cât este prefinanţarea?
A18: Procentul de prefinanţare este de 15% din valoarea proiectului.
Q19: Unde se trimit fişele de proiect?
A19: Fişa de proiect se va depune la Autoritatea de Management, semnată de reprezentantul legal, însoţită de declaraţia pe proprie răspundere a acestuia că instituţia şi/sau reprezentantul legal nu se află în situaţiile stabilite de Regulamentul financiar 1605/2002. Fişele pot fi depuse personal sau trimise prin poştă la adresa :
Piaţa Revoluţiei nr.1A, sector 1, cod poştal 010086
Ministerul Internelor şi Reformei Administrative, intrarea D,
menţionându-se pe plic: „Direcţia Generală pentru Dezvoltarea Capacităţii Administrative, cererea de idei de proiecte nr. ..../2008”
Q20: Sunt eligibili parteneri din străinătate? Din ce ţări?
A20: Sunt eligibili parteneri din alte ţări UE, în aceleaşi condiţii de eligibilitate ca şi partenerii din România.
Q21: Acordul de parteneriat reprezintă deja un contract sau urmează a fi refăcut (contract ferm) după primirea finanţării?
A21: În momentul redactării cererii de finanţare acordul de parteneriat trebuie să fie definitivat, fiecare partener trebuie să ştie foarte clar ce are de făcut şi să îşi asume responsabilitatea îndeplinirii sarcinilor înscrise în acord.
Q22: Trebuie urmat întocmai modelul de acord de parteneriat sau se poate prezenta în alt format?
A22: Vă recomandăm (dar nu vă îngrădim) să urmaţi modelul anexat cererii de finanţare.
Q23: Contractul dintre solicitant şi partener este (considerat) contract de finanţare sau de prestări servicii?
A23: Acordul de parteneriat nu este nici contract de finanţare, nici de prestări servicii. Scopul acordului de parteneriat nu este să eludeze legislaţia în materie de achiziţii publice; orice prestare de servicii se va achiziţiona conform acestei legislaţii.
Q24: Contribuţia partenerilor la co-finanţarea proiectului este obligatorie?
A24: Nu, contribuţia partenerilor nu este obligatorie.
Q25: În cazul în care solicitantul (şi partenerii) nu constituie şi grup ţintă, contribuţia proprie ar trebui să fie a grupului ţintă vizat direct?
A25: Contribuţia financiară este a solicitantului/beneficiarului finanţării şi/sau a partenerilor.
Q26: Care este durata maximă a proiectelor (referitoare la cererea de idei de proiecte fără termen limită de depunere pentru axele 1 si 2)?
A26: Durata maximă a proiectelor este de 2 ani.
Q27: La pct. 2.5 din cererea de finanţare, activităţile trebuie descrise în formatul de tabel sau pot fi descrise ca text cu sub punctele aferente (dat fiind că descrierea lor reprezintă o cantitate de text destul de mare)?
A28: Vă recomandăm să completaţi tabelul din cererea de finanţare cu denumirea activităţilor, detaliind ulterior fiecare activitate sub formă de text.
Q29: Ce tip de contracte sunt eligibile pentru cheltuielile de personal?
A29: Cheltuielile de personal se referă la acele costuri pe care beneficiarul le are cu personalul implicat în derularea proiectului (numai personal contractual, angajat pe perioada proiectului, cu contract de muncă). De exemplu, pentru cursurile de formare profesională, beneficiarul încheie contract de prestare servicii pentru susţinerea cursurilor cu lectori, formatori etc., în baza căruia le va plăti acestora onorariul. Echipa de management a proiectului poate avea în componenţa sa personal contractual, care va fi remunerat pentru activitatea depusă, tot în baza unui contract.
Remunerarea persoanei angajate pe perioada proiectului se face în funcţie de pontaj, de atribuţiile specificate în fişa de post, toate acestea fiind semnate de persoana ierarhic superioară. Conform art. 7 din ordinul comun MIRA-MEF, cheltuiala cu personalul contractual se decontează conform contractului de muncă sau proporţional cu procentul prevăzut în fişa postului/foaie de prezenţă.
Q30: Sunt eligibile cheltuielile aferente activităţii de scriere a proiectului? Cum trebuie ele evidenţiate?
A30: Aceste cheltuieli sunt asimilate categoriei „Cheltuieli pentru consultanţă şi expertiză”, lit. c, f din ordinul comun MIRA-MEF.
Q31: În ce categorie de cheltuieli trebuie incluse sumele aferente serviciului de contabilitate şi cenzorat?
A31: În categoria „Cheltuieli pentru consultanţă şi expertiză” şi/sau „ Cheltuieli privind achiziţionarea serviciilor de audit”.Aceste cheltuieli sunt eligibile dacă sunt aferente proiectului, sunt evidenţiate printr-o factură şi sunt efectiv achitate.
Q32: Care este diurna eligibilă (eligibil - deductibil)?
A32: Diurna legală la pentru deplasările interne este prevăzută în Hotărârea nr. 1.860 din 21 decembrie 2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităţii, în interesul serviciului. Diurna legală la deplasările externe este stabilită în H.G. nr. 518/1995 privind unele drepturi şi obligaţii ale personalului român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar (actualizată până la data de 25 august 2005).
Q33: Dacă se sub-contractează anumite activităţi (achiziţie publică) cum trebuie să apară suma aferentă estimată a sub-contractului: detaliată pe categorii sau suma globală (cum se solicită oferte ale furnizorilor pentru calculul estimativ)?
A33: Detaliată pe activităţi subcontractate.
Q34: Nu sunt eligibile pentru pre-finanţare şi alte cheltuieli - de ex. salarii, cheltuieli administrative, cu deplasări etc.?
A34: După cum s-a menţionat anterior, pre-finanţarea se acordă pentru a ajuta financiar beneficiarul să poată începe derularea proiectului. Este asemănător unui avans. Se acordă înainte de a se efectua cheltuieli de orice natură. La acordarea pre-finanţării nu sunt solicitate facturi sau alte documente justificative. Ulterior acordării pre-finanţării, beneficiarul va transmite la AM rapoarte tehnice de progres trimestriale, în care justifică suma primită.
Q35: Documentele justificative pentru fiecare cerere de rambursare trebuie depuse în original?
A35: Toate documentele justificative, ce vor însoţi rapoartele şi cererea de rambursare, vor fi trimise în copie şi vor avea pe fiecare pagină semnătura persoanei desemnate de beneficiar, ştampila în original şi menţiunea „conform cu originalul”.
Q36: Cererea de rambursare poate fi depusă oricând sau există o periodicitate obligatorie? Cum/cine stabileşte tranşele de plată/cererile de rambursare?
A36: Aşa cum este specificat în ghidul solicitantului, cererile de rambursare se vor depune în funcţie de valoarea eligibilă a proiectului.
De exemplu, dacă un proiect are valoarea de 100.000 euro, prima cerere de rambursare va fi transmisă la AM când suma solicitată la rambursare va reprezenta 20% din 100.000 euro, adică 20.000 euro.
Q37: Care este perioada maximă de primire a sumelor aferentă rambursării în cont de către solicitant în cazul aprobării cererilor de rambursare?
A37: După aprobarea cererii de rambursare, sumele validate spre rambursare vor ajunge în contul beneficiarului în maxim 60 de zile de la aprobare.
Q38: R3 include toate activităţile din proiect sau numai pe acelea din ultimul trimestru?
A38: R 3 include activităţile desfăşurate pe întreaga perioada de implementare a proiectului.
Q39: Raportul financiar se depune numai cu R3 la finalul proiectului sau şi cu fiecare R1?
A39: Raportul financiar se anexează la fiecare cerere de rambursare.
Sursa: Autoritatea de management a programului operational dezvoltarea capacitatii administrative